Verifactu o no verificable: qué modalidad elegir

Una cosa que pocos saben: no estás obligado a enviar tus facturas a la AEAT en tiempo real. El reglamento deja elegir entre dos modalidades, y la elección se toma en el software, no en un formulario. Mucha gente descubre esto tarde, cuando ya ha contratado algo que no sabe ni en qué modalidad trabaja.

Modalidad Verifactu (envío a la AEAT)

En esta modalidad, cada vez que emites o anulas una factura, el programa envía el registro a la AEAT casi de inmediato, mediante un servicio web con tu certificado electrónico.

Lo bueno:

• Hacienda ya tiene la información, así que ante un requerimiento no tienes que demostrar nada: es la AEAT quien la tiene.
• No necesitas firmar electrónicamente cada registro.
• La factura lleva un QR y una leyenda que indica que es verificable.

Lo que hay que cuidar:

• Tu sistema debe gestionar bien los fallos. Si la AEAT no responde, o rechaza un registro, no puedes perder la factura ni quedarte sin reintentar. Hace falta una cola de envío y control de errores.
• La AEAT indica en su respuesta cuánto debe esperar el sistema antes del siguiente envío, así que no puedes disparar peticiones sin control.
• Tienes que decidir qué pasa con una factura cuando el envío falla: se emite igualmente y se reintenta, no se bloquea la venta.

Modalidad no verificable

Aquí no envías nada de forma automática. En su lugar, tu sistema debe:

• Firmar electrónicamente cada registro.
• Llevar un registro de eventos (arranques, cambios, incidencias) que también quede protegido.
• Conservar todo en formato legible y entregarlo a la AEAT cuando lo requiera.

Ventajas: menos dependencia de un servicio externo y menos tráfico. Inconvenientes: cargas tú con más responsabilidad técnica (claves, firmas, conservación) y, ante una inspección, eres tú quien debe aportar todo.

Entonces, ¿cuál me conviene?

Mi criterio habitual, que no es una regla absoluta:

• Tienda online o negocio con muchas facturas pequeñas: suele encajar bien la modalidad con envío. Es automática y no tienes que ocuparte de custodiar nada.
• Entorno con conexión poco fiable (algunos TPV, instalaciones aisladas): la modalidad no verificable evita depender de la red, aunque exige más trabajo de firma y conservación.
• Sistemas que ya tienen firma y trazabilidad avanzadas: pueden tener ventaja en la no verificable.

La pregunta práctica no es «cuál es mejor» sino «cuál puedo mantener bien dentro de dos años». Un sistema con envío mal gestionado causa más problemas que uno no verificable bien hecho.

Un error frecuente

Cambiar de modalidad en el futuro no es trivial: hay condiciones y trazabilidad que respetar. Por eso conviene decidirlo al diseñar la integración, no improvisarlo después. Si quieres ver cómo encaja en tu sistema concreto, mira cómo lo hago en software a medida o en una tienda Magento.

Para entender el marco general antes de decidir, empieza por qué es Verifactu y cómo funciona.

Siguiente paso

Si no sabes en qué modalidad trabaja tu programa actual, la mejor forma de saberlo es preguntárselo al fabricante por escrito o revisar su declaración responsable. Y si es un desarrollo propio, escríbeme: lo revisamos juntos y te digo qué modalidad tiene más sentido.

Preguntas frecuentes

¿Puedo cambiar de modalidad más adelante? Se puede, pero con condiciones y trazabilidad. Es mejor decidirlo bien desde el principio.

¿Cuál es más barata de implantar? Depende del sistema. La modalidad con envío exige cola y control de errores; la no verificable exige firma, eventos y conservación.

¿La AEAT revisa más a quien no envía? No lo sé con certeza y prefiero no afirmarlo. Lo que sí es cierto es que, sin envío, eres tú quien debe aportar los registros cuando te los pidan.