Cómo adaptar un ERP propio a Verifactu

Si tu empresa factura con un ERP que alguien desarrolló para ti, o que desarrollaste tú, probablemente llevas semanas buscando una respuesta clara y solo encuentras anuncios de programas de facturación. La pregunta real es otra: ¿cómo hago que mi sistema, tal cual está, cumpla Verifactu? Vamos por partes.

Primero: confirma que te afecta

Si tu sistema emite facturas, te afecta. Pero antes de ponerte en marcha, confirma con tu asesor fiscal tu caso: algunos contribuyentes siguen otros regímenes (por ejemplo, quienes llevan el SII o los que están en territorio foral). Tienes los plazos en este artículo.

Paso 1: inventario de puntos de emisión

El error más común es pensar que hay un solo sitio donde se emiten facturas. En un ERP con años encuentro habitualmente:

• La pantalla principal de facturación.
• Un proceso que factura en lote (mensual, por contrato…).
• Un módulo de abonos y rectificativas.
• Una tienda online o un TPV que emiten por su cuenta.
• Hojas de cálculo o procesos manuales «de emergencia».

Haz la lista completa. Cada uno debe cumplir.

Paso 2: entender el flujo actual

Antes de tocar nada, hay que saber:

• ¿Cómo se numeran las facturas y por serie?
• ¿Se pueden editar o borrar después de emitidas?
• ¿Cómo se registran los abonos?
• ¿Dónde se guarda el dato fiscal (NIF, impuestos, importes)?

Aquí aparecen las sorpresas. Una factura que se puede editar libremente es incompatible con Verifactu: hay que cambiar ese comportamiento.

Paso 3: añadir la capa de Verifactu

Lo que hay que sumar al sistema:

1. Registro de alta o anulación por cada factura.
2. Huella encadenada con el registro anterior.
3. QR y leyenda en el documento de factura.
4. Envío a la AEAT o, si eliges la otra modalidad, firma y registro de eventos.
5. Panel de estado: qué se envió, qué está pendiente, qué falló.

No es rehacer el ERP. Es una capa que se integra con lo que existe.

Dos formas de integrarlo

Dentro del sistema: se modifica el código para que el registro se cree junto con la factura. Es lo más limpio si el código es mantenible.

Por fuera: una capa independiente lee las facturas emitidas y genera registros. Es útil cuando el código es inaccesible o frágil, aunque exige más cuidado con el orden y los cambios posteriores.

Elegir una u otra depende de lo que veas al revisar el sistema, no de preferencias.

Paso 4: probar antes de la fecha

Se prueba con un entorno separado: facturas normales, abonos, anulaciones, errores de envío, caídas de la AEAT. Y se prueba el escenario feo: ¿qué pasa si se corta la conexión en medio de una factura? Tener esto resuelto antes de la fecha evita sustos.

Lo que no hay que hacer

• Esperar al último mes: los profesionales se saturan y las prisas generan errores.
• Contratar una herramienta que «resuelve Verifactu» sin comprobar a qué parte del problema responde.
• Olvidar los sistemas secundarios (tienda, TPV).

Si tu ERP usa una tecnología concreta

El enfoque es el mismo, pero los detalles cambian. Tienes casos específicos en Spring Boot, Node.js y software a medida en general.

Si quieres que revise tu sistema y te diga qué hace falta y cuánto trabajo supone, escríbeme.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que cambiar de ERP? No necesariamente. Se añade una capa al que tienes, salvo que su estado lo haga inviable.

¿Qué pasa si quien lo programó ya no está? Se puede integrar por fuera, leyendo las facturas emitidas, sin tocar el código original.

¿Cuánto tiempo lleva? Depende de lo ordenado que esté tu flujo de facturación. Tras revisar el sistema se puede dar una estimación realista.