Qué es Verifactu y cómo funciona

Cuando alguien me pregunta por Verifactu, casi siempre empieza igual: «he oído que Hacienda va a ver mis facturas, ¿qué tengo que hacer?». La respuesta corta es que tú, como empresario, casi no tienes que hacer nada distinto; lo que tiene que cambiar es el programa con el que facturas. Y ahí es donde empiezan los problemas.

La idea en una frase

Verifactu es el sistema de la Agencia Tributaria (AEAT) para que el software de facturación deje un rastro fiable de cada factura. Cada vez que emites o anulas una factura, el programa genera un registro de facturación que no se puede modificar a escondidas. Si alguien intenta tocar una factura antigua, la cadena se rompe y se nota.

La base legal es el Real Decreto 1007/2023, que aprueba el reglamento de los sistemas informáticos de facturación, y la Orden HAC/1177/2024, que detalla los requisitos técnicos. La obligación de aplicarlo se ha aplazado hasta 2027; tienes las fechas en este artículo sobre plazos.

Qué hace el software por debajo

Aunque tú solo veas el botón «emitir factura», por debajo pasan cuatro cosas:

1. Se crea un registro de alta con los datos de la factura: emisor, número, fecha, importes e impuestos.
2. Se calcula una huella (un hash SHA-256) que incluye la huella del registro anterior. Es lo que encadena todas las facturas: cambiar una obliga a recalcular todas las siguientes, y eso deja evidencia.
3. Se añade un código QR a la factura. Con él, tu cliente puede comprobar en la sede de la AEAT que esa factura existe.
4. Si las anulas, no se borran: se genera un registro de anulación. Nada desaparece.

Lo que no cambia: la factura sigue siendo la misma factura, con los mismos requisitos de siempre. Verifactu no sustituye a la factura, añade una capa de control alrededor.

Las dos formas de cumplirlo

Aquí hay una decisión importante, y la explico con más detalle en Verifactu o sistema no verificable. En resumen:

• Modalidad Verifactu: tu programa envía cada registro a la AEAT casi en el momento de emitir la factura. Es la más sencilla de justificar ante una inspección, porque Hacienda ya lo tiene.
• Modalidad no verificable: no envías nada de forma continua, pero tienes que firmar electrónicamente los registros, llevar un registro de eventos y entregar la información cuando te la pidan.

Ninguna es «mejor» en general. Depende de tu volumen, de tu sistema y de cuánto quieras depender de la conexión con la AEAT.

Quién es responsable de qué

Esta es la parte que más confunde. Hay dos responsables distintos:

• El productor del software debe garantizar que el programa cumple el reglamento y firmar una declaración responsable diciendo que es así.
• El usuario (tu empresa) debe usar un sistema que cumpla y no manipularlo.

Si compras un programa comercial, mucho del trabajo lo hace el fabricante. Si tienes una tienda online a medida, un ERP propio o un TPV hecho a la carta, nadie lo va a adaptar por ti. Ese es justo el caso en el que trabajo: integro Verifactu en el sistema que ya tienes, sin obligarte a cambiar de programa.

Qué no es Verifactu

Por si te lo han mezclado: Verifactu no es la factura electrónica obligatoria entre empresas (otra norma, con otro calendario), ni un programa que tengas que descargar de la AEAT. Lo desarrollamos en factura electrónica y Verifactu: no son lo mismo.

Por dónde empezar

Antes de pensar en nada técnico, responde a tres preguntas:

• ¿Con qué programa o sistema emites las facturas hoy?
• ¿Es de un fabricante (que debería adaptarlo) o es propio / a medida?
• ¿Tienes más de un sistema que emita facturas (tienda online, TPV, ERP)?

Con esas respuestas ya se puede saber cuánto trabajo hay detrás. Si quieres que lo miremos juntos, cuéntame tu caso y te digo qué haría falta, sin compromiso.

Preguntas frecuentes

¿Verifactu es un programa que tengo que instalar? No. Es un conjunto de requisitos que debe cumplir el software con el que facturas. No descargas nada de la AEAT; lo que debe cambiar es tu programa.

¿Se envían mis facturas completas a Hacienda? En la modalidad con envío se mandan los registros de facturación (datos fiscales de cada factura), no el PDF. Los detalles exactos dependen de la modalidad.

¿Me afecta si ya uso un programa comercial? Sí, pero en ese caso es el fabricante quien debe adaptarlo. Tú debes asegurarte de tener la versión correcta y la declaración responsable.